Bagaimana cara mendapatkan sponsor dan media partner?

Dalam setiap organisasi, mengadakan sebuah acara merupakan hal yang biasa dilakukan, dan dalam pengadaan acara tersebut, tentunya diperlukan sponsor sebagai salah satu unsur penting dalam pendanaan acara atau bisa juga disebut sebagai sumber pemasukan dana. Selain sponsor, sebuah acara juga memerlukan media partner yang berperan untuk mempublikasikan acara yang akan diselenggarakan. Dalam artikel ini, penulis akan memaparkan langkah-langkah apa saja yang harus dilakukan untuk manggaet sponsor dan media partner.

1.      Cari nama-nama Sponsor dan Media yang dianggap sesuai dengan acara yang akan diselenggarakan

Dalam langkah ini, kita harus mencari sponsor dan media partner yang sesuai dengan acara. Misalnya, jika kita akan mengadakan sebuah acara tentang olahraga, maka sponsor yang harus kita cari harus berkenaan dengan olah raga, seperti produsen alat-alat olahraga, minuman berenergi, dan lain sebagainya.

2.      Temukan alamat sponsor dan media partner serta contact person yang dapat dihubungi

Langkah kedua ini menyarankan kita untuk menemukan alamat serta contact person dari sponsor dan media partner. Cari sebanyak mungkin, list dengan rapih agar tidak tercecer, dan setelah itu bisa diubungi satu persatu. Biasanya, jika kita ingin mendapatkan peluang besar, utamakan dulu sponsor ataupun media parrner yang didalamnya terdapat relasi ataupun kerabat, sehingga akan sangat berpeluang besar untuk di approve.

3.      Buat proposal sebaik dan semenarik mungkin, lalu sebarkan proposal ke perusahaan dan media yang telah kita buat listnya.

Dalam membuat sebuah proposal, tentulah kita harus menyusunnya dengan baik, rinci, dan sekreatif mungkin sehingga para sponsor maupun media yang membaca proposal kita akan merasa tertarik dan tidak enggan untuk membacanya sampai tuntas. Jangan terlalu tebal, namun cukup mencantumkan point-point yang dianggap sangat penting, sehingga tidak terlalu bertele-tele. Lalu dalam proposal juga harus dituliskan rincian anggaran, kontraprestasi, dan kompensasi secara jelas. Sebagaimana diketahui bahwa sponsor dan media partner juga selalu memikirkan tentang keuntungan yang akan didapat jika berpartisipasi dalam acara yang akan kita buat.

Setelah membuat proposal, jika kita sudah mendapat jawaban untuk mengirimkan proposal kepada perusahaan tujuan kita, sebaiknya kita mengirimkannya langsung ke perusahan ataupun media yang dituju, sehingga akan terkesan lebih sopan dan lebih terlihat bahwa kita memang membutuhkan mereka untuk berpartisipasi dalam acara. Namun jika perusahaan meminta untuk dikirim via email atau faximile, kita harus menurutinya. Semua bergantung pada perusahaan maupun media.

4.      Terus follow up proposal yang telah dimasukan ke perusahaan maupun media

Dalam langkah keempat ini, kita dituntut untuk terus memfollow up proposal yang telah kita kirimkan ke perusahaan dan media yang dituju. Cara memfollow up proposalnya bisa dilakukan vie telepon maupun email. Namun jika via telepon, kita harus mengedepankan etika kesopanan, perhitungkan waktunya terlebih dahulu, apakah sedang di jam istirahat atau tidak. Jika tidak seperti itu, ditakutkan perusahaan maupun media partner yang dituju akan memandang kita negative. Maka dari itu, kesopanan harus tetap dikedepankan.

5.      Tanda tangan MOU dengan pihak sponsor atau media

Jika semua hal yang terdapat dalam Nota kesepakatan atau memorandum of understanding (MOU) telah disepakati, maka  langkah selanjutnya yaitu ditanda tangani oleh kedua belah pihak, dari pihak perusahaan atau media dan panitia acara inti (orang yang memiliki jabatan penting).

6.      Jika acara kita akan berkelanjutan, maka jalinlah hubungan yang baik dengan sponsor ataupun media

Menjalin hubungan baik dengan sponsor maupun media partner merupakan hal terpenting yang harus dilakukan, selain dapat mempermudah menggaet sponsor ataupun media partner di acara selanjutnya, kita juga bisa mendapatkan relasi-relasi ataupun link dari perusahaan maupun media tersebut. Lantas, bagaimana caranya untuk terus membangun hubungan yang baik? Teruslah menegur sapa jika bertemu (bertatap muka) ataupun di media sosial. Ucapkan selamat hari raya untuk sekedar membangun komunikasi yang baik pula.

Untuk menyimpulkan, dalam menggaet sponsor dan media partner, tentunya kita harus menjalankan beberapa langkan terlebih dahulu, seperti yang telah dipaparkan diatas, terlebih dahulu kita harus membuat list nama-nama perusahaan atau media beserta alamat dan contact personnya, lalu kita hubungi satu peratu. Setelah itu buatlah proposal sebaik mungkin, lalu sebarkan ke perusahaan maupun media yang kita tuju. Terus follow up proposal kita, namun utamakan etika kesopanan. Selanjutnya, jika sudah disetujui tinggallah tandatangan MOU. Dan yang terakhir, teruslah menjalin hubungan yang baik jika acara kita akan berkelanjutan.